Rekisteriseloste 1.5.2018
Henkilötietolaki (523/1999) 10 §
1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Carengius Oy (”Carengius”)
Y-tunnus: 2732639-3
PL 23, 37501 Lempäälä
Puh.: 050 5383 731
E-mail: office@carengius.fi
www.carengius.fi
Yhteyshenkilö: Mika Heinonen
2. Rekisterin nimi
Carengius Oy:n potentiaalisten, nykyisten ja entisten yksityisasiakkaiden ja yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden (sisältäen mahdolliset vastapuolet) asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri.
3. Henkilötietojen käyttötarkoitus
Asiakkuus edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterin käyttötarkoitus on rekisteröityjen potentiaalisten, nykyisten tai entisten asiakkaiden henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden aikana ja sen jälkeen, muiden asiallisten yhteyksien hoitaminen, esteellisyyksien selvittäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen ja tilastolliset tarkoitukset. Asiakkaiden vastapuolien tietoja kerätään esteellisyyksien selvittämiseksi.
Mikäli henkilötietoja ei luovuteta, asiakkuutta ei voida aloittaa.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:
1) perustiedot kuten nimi, yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet), laskutusyhteystiedot, kieli, yksityisasiakkaiden osalta henkilötunnus tai syntymäaika, yritysasiakkaiden osalta y-tunnus ja yritysasiakkaan edustajien nimi ja edellä mainitut yhteystiedot;
2) asiakkuuden tai muun asiallisen yhteyden hoitamiseen liittyvät tiedot kuten asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, toimeksiantojen hoitamiseen, laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot sisältäen myös toimeksiantojen asiasisällön oikeudellisen luokituksen sekä tiedot asiakkaiden vastapuolista
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin sisältyvien tietojen säännönmukaisia tietolähteitä ovat rekisteröidyt itse sekä erilaiset hakemistot, rekisterit ja muut julkiset tietolähteet, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisterit. rekisterin perustietoja voidaan myös hankkia ja päivittää niitä koskevia palveluja niitä tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.
6. Rekisterin suojauksen periaatteet
Carengius järjestää rekisterin tietoturvan alalla yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn niin sähköisiin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.
Rekisterin käyttöoikeus edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa, jotka myönnetään vain rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, joka tarvitsee kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Käyttöoikeus voidaan myöntää myös alihankkijalle, jonka asemaan ja tehtäviin käyttöoikeus liittyy.
Siltä osin kuin rekisterin sisältämiin tietoihin kohdistuu alaa koskevien ohjeiden mukainen erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, Carengius käsittelee kyseisiä tietoja ko. ohjeiden velvoittamalla tavalla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja voidaan luovuttaa voimassaolevan lainsäädännön velvoittamissa rajoissa. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta sivullisille.
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän palvelun toteuttamisen vuoksi tarpeellista.
Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää alihankkijoita, jolloin tietosuojalainsäädännön vaatimuksista huolehditaan sopimusteitse. Henkilötietoja käsittelevät alihankkijat ja muut teknistä ylläpitoa hoitavat yhteistyökumppanit voivat siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Asiakastiedot säilytetään rekisterissä, kunnes rekisteröidyn tilaus tai toimeksianto on Carengiuksen kanssa päättynyt (asiakkuusaika) sekä tämän jälkeen sopimukseen perustuvan reklamaatio- ja vastuuajan. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan asiakkuuden päättymisestä, mikäli tietoa ole tarpeen säilyttää esteellisyyden selvittämiseksi.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään suostumuksen peruuttamiseen asti.
9. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukaisesti oikeus milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää pyyntö lähettämällä tarkastuspyyntö Carengiuksen rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyynnön on oltava kirjallinen ja allekirjoitettu tai se voidaan vaihtoehtoisesti tehdä henkilökohtaisesti.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia Carengiusta korjaamaan virheellinen tieto.
10. Muutokset rekisteriselosteen sisältöön
Rekisteriselostetta voidaan muuttaa tai päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä rekisteriseloste on päivätty 1.5.2018.